Automatisch factureren: bespaar 10 uur per maand
Handmatig facturen maken is tijdrovend en foutgevoelig. Ontdek hoe automatisering je administratie kan versnellen, fouten kan voorkomen en je gemiddeld 10 uur per maand kan besparen.
Het probleem met handmatige facturatie
Voor veel MKB-bedrijven is facturatie een wekelijkse hoofdpijndossier. Je moet klantgegevens opzoeken, bedragen berekenen, BTW toevoegen, facturen opstellen in Word of Excel, en vervolgens versturen. Dit proces kost gemiddeld 20-30 minuten per factuur. Bij 20 facturen per maand ben je al 10 uur kwijt – tijd die je veel beter kunt besteden.
Maar het probleem gaat verder dan alleen tijdverlies. Handmatige invoer leidt tot fouten: verkeerde bedragen, vergeten BTW, ontbrekende referenties, of facturen die nooit verstuurd worden. Deze fouten kunnen je klantrelaties schaden en betalingsvertragingen veroorzaken.
⚠️ Veelvoorkomende facturatiefouten
- • Verkeerde BTW-berekening (21% vs 9%)
- • Dubbele factuurnummering
- • Ontbrekende of onjuiste klantgegevens
- • Geen duidelijke betalingstermijn vermeld
- • Facturen die vergeten worden te versturen
Wat is geautomatiseerde facturatie?
Geautomatiseerde facturatie betekent dat software het zware werk voor je doet. Je voert één keer je diensten, tarieven en klantgegevens in, en het systeem genereert vervolgens professionele facturen op basis van je ingevoerde gegevens – of zelfs automatisch op basis van geregistreerde uren of afgeronde projecten.
Moderne factuurprogramma's kunnen facturen automatisch versturen via e-mail, betalingsherinneringen sturen bij achterstallige betalingen, en zelfs integreren met je boekhouding. Het resultaat: minder werk, minder fouten, en sneller betaald worden.
5 voordelen van automatisch factureren
1. Enorme tijdsbesparing
Van 20-30 minuten naar 2-3 minuten per factuur. Bij 20 facturen per maand scheelt dat 6-9 uur. Tel daarbij de tijd voor herinneringen en administratie op, en je komt gemakkelijk op 10+ uur besparing per maand.
2. Geen fouten meer
Software rekent BTW automatisch correct uit, genereert opeenvolgende factuurnummers, en haalt klantgegevens uit je database. Dit elimineert menselijke fouten die tot pijnlijke situaties kunnen leiden.
3. Sneller betaald worden
Facturen gaan direct de deur uit na een project of aan het einde van de maand. Automatische betalingsherinneringen zorgen ervoor dat klanten tijdig betalen. Bedrijven zien gemiddeld 15-20% verbetering in hun Days Sales Outstanding (DSO).
4. Professionele uitstraling
Consistente, professioneel ogende facturen met je logo en huisstijl maken indruk op klanten. Je ziet er georganiseerd en betrouwbaar uit, wat bijdraagt aan je merkimago.
5. Betere financiële controle
Krijg direct inzicht in openstaande facturen, betaalgedrag van klanten, en je cashflow. Rapporten en dashboards geven je een helder overzicht van je financiële situatie in één oogopslag.
Hoe begin je met automatisch factureren?
De overstap naar geautomatiseerde facturatie is eenvoudiger dan je denkt. Volg deze stappen:
- Kies de juiste software: Kijk naar gebruiksvriendelijkheid, prijsstelling, en functionaliteit. Nova Solutions biedt bijvoorbeeld een complete facturatiemodule met alle functies die je nodig hebt.
- Voer je klantgegevens in: Import je bestaande klantenlijst of voer deze handmatig in. Dit doe je maar één keer.
- Maak productsjablonen: Definieer je standaarddiensten of producten met vaste tarieven. Dit versnelt het facturatieproces enorm.
- Personaliseer je factuurtemplate: Voeg je logo, kleuren en vaste teksten toe zodat facturen je huisstijl weerspiegelen.
- Verstuur je eerste automatische factuur: Test het systeem door een testfactuur naar jezelf te sturen, en daarna kun je direct live gaan.
💡 Pro Tip
Begin met het automatiseren van je meest voorkomende factuurtypes. Als je bijvoorbeeld elke maand dezelfde diensten factureert, maak dan een terugkerende factuur aan. Dit bespaart je nog meer tijd.
Praktijkvoorbeeld: Grafisch ontwerpbureau Studio Verde
Studio Verde uit Utrecht factureerde tot vorig jaar alles handmatig via Word-sjablonen. Met 30-40 facturen per maand was eigenaar Lisa meer dan 12 uur per maand kwijt aan facturatie. Bovendien liepen betalingen vaak vertraging op omdat ze vergat herinneringen te sturen.
Na de overstap naar geautomatiseerde facturatie met Nova Solutions is Lisa nu nog maar 2 uur per maand kwijt aan facturatie. "Het systeem genereert facturen automatisch op basis van mijn geregistreerde uren," vertelt ze. "En de automatische betalingsherinneringen zorgen ervoor dat klanten gemiddeld 8 dagen eerder betalen. Dat scheelt enorm in mijn cashflow."
De 10 uur die Lisa bespaart, besteedt ze nu aan acquisitie en klantcontact – wat resulteerde in 25% omzetgroei in het eerste jaar.
ROI: wat kost het versus wat levert het op?
Een goede facturatiesoftware kost gemiddeld €15-30 per maand. Laten we even rekenen:
Rekenvoorbeeld voor een MKB-bedrijf:
- • Tijdsbesparing: 10 uur per maand × €50 uurtarief = €500/maand
- • Snellere betalingen: 7 dagen eerder betaald × €15.000 gemiddelde factuur × 3% kredietkosten = €70/maand
- • Minder fouten: Gemiddeld 2 fouten per maand × 2 uur herstelwerk × €50 = €200/maand
- • Totale besparing: €770/maand
- • Kosten software: €25/maand
- • Netto ROI: €745/maand (2980% return)
Zelfs met conservatieve schattingen verdien je de investering in geautomatiseerde facturatie binnen enkele weken terug.
Conclusie: de keuze is simpel
Handmatig factureren is een overbodige tijdverspiller in 2026. Met moderne software kun je het proces volledig automatiseren, fouten elimineren, en jezelf 10+ uur per maand besparen. Die tijd kun je besteden aan waar je goed in bent: je bedrijf laten groeien.
De overstap is eenvoudig, de kosten zijn minimaal, en de voordelen zijn enorm. Wat let je nog?
Klaar om tijd te besparen?
Start vandaag nog met automatisch factureren. Gratis uitproberen, geen creditcard nodig.